Mail versturen

Mail aan klanten en leveranciers gaat altijd via de mail van je eigen bedrijf, nooit via Qontivo. Zo komt hij van je eigen adres, staat hij in je eigen map Verzonden en komen antwoorden bij jou binnen. Dat stel je één keer in: de mailroute.

Waar vind je het

Bij Instellingen, in de kaart Mail versturen. Alleen een Beheerder ziet deze pagina.

Zo werkt het

Je kiest een van drie routes.

Je eigen mailserver (SMTP)

1. Klik op Instellen en kies SMTP van je eigen provider.
2. Vul het Afzenderadres in, bijvoorbeeld info@jouwbedrijf.nl.
3. Vul de SMTP-server, de Poort en de Versleuteling in. Je provider noemt ze in zijn handleiding, bijvoorbeeld mail.jouwprovider.nl met poort 587 en STARTTLS, of poort 465 met SSL.
4. Vul de Gebruikersnaam en het Wachtwoord van de mailbox in. Het wachtwoord wordt versleuteld opgeslagen en daarna nooit meer getoond.
5. Wil je dat elke verstuurde mail ook in je eigen map Verzonden staat, vul dan de IMAP-server in. Qontivo gebruikt dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord.
6. Klik op Opslaan en daarna op Testmail versturen. De testmail gaat naar je eigen adres.

Gmail of Microsoft 365

1. Klik op Instellen, kies Gmail (Google Workspace) of Microsoft 365 en klik op Opslaan.
2. Klik op Koppelen met Google of Koppelen met Microsoft en log in met het account waarvandaan je wilt versturen, bijvoorbeeld info@jouwbedrijf.nl.
3. Geef toestemming om mail te versturen. Qontivo vraagt alleen om te mogen versturen, niet om je mail te lezen.
4. Klik op Testmail versturen.

Gmail en Microsoft zetten verstuurde mail zelf in de map Verzonden.

Testpostvak (alleen in een demo)

In een demo-omgeving kun je bij Versturen via ook Testpostvak kiezen. Wat je dan verstuurt, gaat nooit de deur uit: het komt in het testpostvak. Zo laat je in een demo zien hoe je een offerte verstuurt, hoe de klant de online offerte opent en hoe hij akkoord geeft.

1. Kies Testpostvak (alleen in een demo) en klik op Opslaan.
2. Verstuur bijvoorbeeld een offerte. Bij Verzonden mail staat dan "In het testpostvak gezet".
3. Klik op de kaart Mail versturen op Testpostvak openen, of op Openen in het testpostvak bij de verzonden mail.
4. Klik op de mail om hem te lezen. Volg de link naar de online offerte en geef akkoord, zoals de klant zou doen.

In een gewone omgeving staat het testpostvak er niet: daar gaat mail altijd via je eigen mailroute.

Goed om te weten

• Is er geen mailroute, dan staat bij Versturen dat je eerst de mailroute moet instellen. Er gaat dan niets weg. Een pdf downloaden en de link naar de online offerte kopiëren werken wel.
• Lukt versturen niet, bijvoorbeeld omdat het wachtwoord niet meer klopt, dan zie je waarom. Het document houdt zijn oude status en Qontivo probeert het nooit via een andere weg.
• Een document staat pas op Verzonden als de mailserver de mail heeft aangenomen.
• De map voor verzonden mail vindt Qontivo zelf. Eerst de map die de server als Verzonden aanmerkt, anders een map met een gebruikelijke naam zoals Sent, Sent Items of Verzonden items. De gevonden map staat in de kaart.
• Lukt het kopiëren naar Verzonden niet, dan is de mail toch verstuurd. Je ziet dan een melding dat de kopie ontbreekt.
• Een koppeling voor het lezen van mail bij Integraties blijft los hiervan werken. Toestemming om te versturen geef je alleen hier.
• Komt een mail terug als onbestelbaar, dan zie je dat bij het document, als er een mailbox gekoppeld is die de melding ontvangt.
• Marketingmail gaat hier niet via. Die gaat via Mailgun, zie Instellingen voor marketing.