Mail en documenten versturen

Je verstuurt documenten en mail aan klanten direct vanuit Qontivo. Alles gaat via de mailroute van je bedrijf, dus vanaf je eigen adres. Wat je verstuurt, komt in de tijdlijn van de relatie.

Waar vind je het

• Offerte, order, werkbon en reservering: met Versturen bovenaan de pagina. Bij een afgeronde werkbon heet de knop Kopie naar klant, bij een reservering Bevestiging versturen.
• Inkooporder: met Verzenden bij Te bestellen of op de inkooporder.
• Afspraak: in de agenda, open de afspraak en klik op Bevestiging sturen.
• Losse mail: op de pagina van een relatie met Mail sturen.
• Antwoord: op de pagina van een mailgesprek met Antwoorden.

Zo werkt het

1. Klik op de knop. Er opent een paneel met de mail zoals het sjabloon hem maakt.
2. Controleer Aan. Meer adressen scheid je met een komma. Vul eventueel een Cc in.
3. Pas het Onderwerp en het Bericht aan als dat nodig is.
4. Onder het bericht zie je welke bijlagen meegaan, bijvoorbeeld de offerte als pdf.
5. Klik op Versturen.

Goed om te weten

• Een offerte gaat bij versturen op Verzonden en de aanvraag schuift door. Een inkooporder gaat op Besteld. Andere documenten houden hun status.
• Bij een afspraakbevestiging kun je aanvinken dat de klant een dag vooraf een herinnering krijgt. Standaard staat dat uit.
• Onder het document zie je de Verzonden mail: wanneer, aan wie en of hij aankwam. Kwam een mail terug als onbestelbaar, dan staat dat erbij.
• Een antwoord blijft in hetzelfde gesprek, ook bij de klant.
• Is er nog geen mailroute ingesteld, dan zegt het paneel dat. Een Beheerder stelt hem in bij Instellingen.